Процесс рассылки автореферата

1. При принятии к защите докторской диссертации диссертационный совет не позднее чем за три месяца до защиты, представляет в Рособрнадзор для опубликования в Бюллетене Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации текст объявления, в котором указываются фамилия, имя и отчество соискателя, название диссертации, шифр специальности и отрасли науки (в соответствии с номенклатурой специальностей научных работников), название и адрес диссертационного совета, предполагаемая дата защиты.
2. Одновременно, автореферат диссертации и текст объявления представляются в Рособрнадзор, для размещения на официальном сайте Высшей аттестационной комиссии в сети Интернет. Защита докторской диссертации проводится после опубликования текста объявления в Бюллетене Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации и размещения на сайте Высшей аттестационной комиссии в сети Интернет автореферата и текста объявления.
3. Для опубликования автореферата в открытой печати необходимо получить акт экспертизы. Для этого следует обратиться в отдел информации (к.514 НИЧ МТУСИ, тел. (495) 957-79-80, сторонние соискатели должны при этом предоставить соответствующий акт из своей организации).
4. Для разрешения на печать необходимо на контрольном листе автореферата получить визу проректора по научной работе.
5. С актом экспертизы о возможности опубликования и рукописью автореферата с двумя титульными листами (один из них контрольный со всеми подписями) необходимо приехать в редакционно-издательский отдел (в здании на ул. Народного Ополчения, предварительно созвониться по тел. (499)192-85-74, тел. (499)192-85-74).
6. После редакционно-издательского отдела автореферат направляется в типографию (подвал общежития на Авиамоторной, вход со двора).
7. После получения тиража автореферата из типографии (100 экз.), необходимо произвести рассылку нужного количества экземпляров автореферата по утвержденному списку рассылки. Все экземпляры автореферата сначала подписываются соискателем на титульном листе, а затем учёным секретарём на второй странице обложки. Весь тираж остается в диссертационном совете и выдается соискателю по мере необходимости, после защиты оставшиеся экземпляры автореферата полностью возвращаются соискателю.
8. Готовятся сопроводительные письма в библиотеки и для получения отзывов. Готовится необходимое количество чистых конвертов (для корреспонденции формата A5) для рассылки автореферата по почте и на них в правом нижнем углу печатаются (или наклеиваются) адреса получателей (адрес отправителя не указывается). В конверты вкладываются авторефераты, но сами конверты не заклеиваются.
9. В день рассылки (не позднее, чем за месяц до защиты!) список рассылки и копия одного (любого) из сопроводительных писем относится в канцелярию, где письмам присваивается исходящий номер. Дата регистрации в канцелярии считается днем рассылки. В тот же день конверты вместе с авторефератами относятся ученому или техническому секретарю. На все сопроводительные письма проставляется полученный в канцелярии исходящий номер, письма вкладываются в конверты с авторефератами и заклеиваются. В этот же день письма, готовые к отправке, сдаются в канцелярию или почтовое отделение, к которому прикреплена организация, принявшая диссертацию на рассмотрение (его адрес можно уточнить в канцелярии, тел. канцелярии (495) 957-77-31).
10. Также необходимо разослать переплетённые экземпляры диссертации официальным оппонентам и ведущему предприятию (готовятся сопроводительные письма). Письма готовятся на бланках организации, принявшей диссертацию к рассмотрению и подписываются ученым секретарем. Письма являются официальной просьбой совета к оппонентам и ведущей организации для рассмотрения диссертации соискателя и составления отзыва на нее, но не являются документами строгой отчетности, и поэтому в случае гарантированной предварительной договоренности научного руководителя (диссертационного совета, соискателя) с оппонентами и ведущей организацией можно обойтись без сопроводительных писем. Оппоненты должны заполнить счета на получение гонорара за отзыв и сдать их в диссертационный совет.
11. Кроме того, не позднее, чем за месяц до защиты, один экземпляр диссертации и два экземпляра автореферата необходимо сдать в библиотеку МТУСИ – 7-й этаж библиотечного корпуса, к.708 (отдел комплектования), выдаётся расписка о приёме с указанием даты.
12. Готовятся листки напоминания о защите диссертации членам диссертационного совета. Напоминания подписывает ученый секретарь диссертационного совета. Напоминание для каждого члена диссертационного совета вместе с одним экземпляром соискатель доставляет лично, либо по почте. Все члены диссертационного совета должны получить по экземпляру автореферата.

Документы, которые необходимо предоставить в диссертационный совет к защите

1. Отзыв ведущей организации, заверенный, с печатью организации, 5-7 стр.(2 экз.) (предоставляется не позднее 10 дней до защиты)
2. Отзывы официальных оппонентов - заверенные, с печатью организации, в которой работает оппонент, 4-6 стр. (по 2 экз.) (предоставляется не позднее 10 дней до защиты)
3. Отзывы на автореферат от разных организаций заверенные, с печатями организаций, по 1-2 стр. (по 1 экз.) регистрируются в канцелярии (ставится входящий номер)

Объявление о защите (на листе формата АЗ) должно быть повешено в холле МТУСИ, как минимум, за 10 дней до защиты.

Подготовка к защите

1. Соискатель знакомится с отзывами оппонентов, ведущей организации, с отзывами на автореферат и готовит ответы по замечаниям. Для ученого секретаря диссертационного совета необходимо подготовить обзор отзывов на автореферат в которых указывается название организации, фамилия и инициалы, ученая степень и звание представителей, подписавших отзыв и список замечаний организации. Также соискателю следует подготовить такой же список для себя и включить туда замечания оппонентов и ведущей организации - этим списком можно будет воспользоваться на защите при ответе по замечаниям.

2. Соискатель готовит плакаты на ватмане формата A1, или компьютерную презентацию (об этом необходимо заранее сообщить ученому секретарю совета). На плакатах/слайдах должны быть отражены ключевые схемы, формулы, графики, рисунки, таблицы, о которых соискатель обязательно будет упоминать в своем докладе. Нежелательно сильно перегружать плакаты/слайды текстовыми пояснениями, за исключением первого и последнего. На первом плакате/слайде обязательно должны быть отражены тема и основные задачи диссертации, также следует отметить научную новизну. На последнем плакате/слайде обязательно должны быть приведены основные полученные результаты, также следует сказать о внедрении результатов.

3. Помимо самих плакатов/презентации, соискатель также должен подготовить раздаточный материал - те же плакаты/слайды только на обычных листах формата A4 в количестве экземпляров, равном числу членов диссертационного совета.

4. Готовится текст доклада для выступления. Доклад должен быть рассчитан не более чем на 20 минут. Доклад обязательно должен начинаться с обращения к диссертационному совету, темы, задач диссертации, актуальности темы, научной новизне исследований, а заканчиваться - основными результатами, их практической значимостью, сведениями о внедрении результатов и в выражении благодарности диссертационному совету за внимание. В докладе соискатель обязательно должен ссылаться на все представленные плакаты/слайды и пояснять их. Сами плакаты/слайды в тексте доклада не приводятся. Два чистовых экземпляра доклада подписываются соискателем и передаются учёному секретарю (они потом пойдут как приложение к стенограмме).

В день защиты соискатель должен иметь следующее (при содействии ученого секретаря диссертационного совета):

1. Один экземпляр диссертации.

2. Автореферат (15-20 экз.).

3. Научный доклад соискателя (речь), подписывается соискателем - 8-12 стр. (2 экз.)

4. Плакаты и раздаточный материал для членов диссертационного совета в необходимом количестве экземпляров.

5. Лист для председателя диссертационного совета.

6. Сведения о соискателе для учёного секретаря.

7. Бюллетени и урна для голосования, явочный лист членов совета и протокол заседания счетной комиссии (готовит ученый или технический секретарь).

8. Проект заключения диссертационного совета для всех членов совета, подписанный экспертами, его готовившими - 3-4 стр. в необходимом количестве экземпляров.

9. Обзор отзывов в необходимом количестве экземпляров.

10. Ответы на замечания в отзывах на автореферат.

11. Видеокамера или диктофон для протоколирования защиты.

12. Средства для крепления плакатов (плакаты должны быть закреплены заблаговременно до начала защиты).